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Themen dieser Seite:

Mehrere Drucker und Schächte
Drucken Faxen eMail
Tip: Aufträge nachträglich ändern, wenn der Auftrag schon abgeschlossen ist
Zahlungsziel und Skonto
Adobe-Reader versus Foxit-Reader
Emailversand, PDF-Dateien signieren
Flexible Adressverwaltung
Sonderpreise
Proforma Rechnung erstellen
Umfangreiche Angebote erstellen
Verträge und andere Schriftstücke erstellen
Auswahlboxen für einzelne Adressfelder
Information in Adressfelder hervorheben
Bekannte Probleme
Anpassung für Italien
Werkstatt-Modul, Rückstände, Produktion
Remote-Desktop-Verbindung

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Mehrere Drucker und Schächte Sie haben mehrere Drucker? Sie wollen aus unterschiedlichen Schächten drucken? Sie wollen für unterschiedliche Dokument-Typen andere Drucker und Schächte einstellen? Das ist kein Problem, diese Funktionen sind kostenfrei enthalten: Gehen Sie zu . Hier stellen Sie für jeden Anwendungsfall spezielle Drucker und Schächte ein: Selbst die Funktion Kopien auf anderen Druckern oder Schächten ausgeben ist möglich. Das reicht noch nicht? Mit dem Modul Spezielle Drucklaoyuts mit beliebiger Zuordnung" können Sie diese Einstellungen sogar nochmals verfeinern, um z.B. unterschiedliche Rechnungsvorlagen anders zu drucken. Drucken Faxen eMail Sie wollen Aufträge drucken, faxen und per Mail versenden? Sie wollen aber nicht umständllich ein anderes Drucklayout wählen? Das ist kein Problem, denn Sie brauchen nur ein Layout. Jedes Element im Drucklayout kann in bestimmten Situsationen von der Ausgabe ausgenommen werden. Setzen Sie einfach links die Häkchen entsprechend. Mehr ist nicht zu tun. Aufträge nachträglich ändern, wenn der Auftrag schon abgeschlossen ist. Oftmals bekommen Sie eine Rechnung zurück, weil der Kunde nicht mit dem Inhalt oder der Rechnungssumme einverstanden ist. Eine abgeschlossene Rechnung darf aus rechtlichen Gründen im Normalfall nicht mehr geändert werden. Unter bestimmten Bedingungen ist dies aber erlaubt. So gehen Sie vor: Wählen Sie den Auftrag und drücken F5: Jetzt kann der Auftrag geändert werden. Wenn ein Auftrag sehr lange zurückliegt sollte dieser natürlich nicht mehr geändert werden. Hier können Sie dafür eine Bedingung festlegen: Bei sehr lang zurückliegenden Aufträgen kann auch die Funktion Duplizieren genutzt werden. Hierbei wird eine 1:1 Kopie des Auftrages erzeugt. Sie dürfen aber nur sämtliche Texte ändern. Ein Duplikat kann nach dem Druck wieder gelöscht werden. Buchungen werden hierbei nicht ausgeführt. Zahlungsziel beim Fortführen eines Dokumentes: In diesem Fall wird die Zahlungszielangabe des vorhegenden Dokumentes benutzt. Sie müssen also, wenn Sie einen speziellen Zahlungszieltext wünschen, diesen in allen Vorlagen hinterlegen, auch wenn der Text nicht sichtbar ist. Skonto-Angaben werden immer aus der neuen Vorlage entnommen. Die Unterschiede: Globale Zahlungsziel / Skonto Einstellungen und Einstellungen in der Formatvorlage: Die globalen Einstellungen werden nur benutzt, wenn ein Auftrag auf eine andere Währung geschaltet wird. Wenn Sie nur eine Währung nutzen, legen Sie die globalen Einstellungen zuerst fest, und schalten dann einmal in den Vorlagen auf 2. Währung und zurück. Dadurch werden die globalen Texte in die Vorlagen übernommen. Adobe-Reader versus Foxit-Reader: Wie kann ich PDF-Dateien mit dem gewünschten Reader öffnen? Wenn Sie den Adobe-Reader und zusätzlich ein anderes Adobe-Produkt installiert haben, funktioniert oftmals die Standardfunktion zum Öffnen von PDF-Dateien nicht korrekt. So stellen Sie Ihren gewünschten Reader ein: -Fügen Sie an irgendeiner Stelle einen Link auf eine PDF-Datei ein (z.B. Internes Feld Auftrag) -Halten Sie jetzt die rechte Strg-Taste gedrückt, und klicken auf den Link -Jetzt können Sie in dem erscheinenden Dialog Ihren Wunsch-Reader eintragen Das gleiche können Sie übrigens für jeden anderen Dateityp einstellen. Emailversand, PDF-Dateien signieren: Wie kann ich PDF-Dateien signieren? Sie benötigen dazu ein entsprechendes (kostenpflichtiges) Zertikat und eine Software, die das Signieren übernimmt. Eine kostenfreie Software finden Sie zum Beispiel hier. Vorbereitungen: Öffnen Sie die Datei USERMODE.INI Suchen Sie den Eintrag PDF.Signer Tragen Sie dort Ihr Programm ein Jetzt wird bei jedem eMail-Versand die PDF-Datei als Parameter an Ihre Software übergeben. Es wird erwartet, das exact die übergebene Datei signiert wird. Wenn Ihre Software das nicht unterstützt, kann gegebenfalls ein Batch-Datei, die die signierte Datei zurück kopiert vorgeschaltet werden. Flexible Adressverwaltung MD5Qt verfügt über weitgehend frei definierbare Adressfelder. 1. Der 20'er Block: Die mittleren 20 Adressfelder können Sie beliebig beschriften. Gehen Sie dazu in Einstellungen > Adressvorgaben Teil II 2. Ihnen genügen die 20 Felder nicht? Dann steht Ihnen dafür die Extra-Tabelle zur Verfügung. Gehen Sie dazu in Einstellungen > Adressvorgaben Teil III Definieren Sie bis 10 Spalten und 100 Zeilen, das entspricht maximal 1000 Feldern! Beschriften Sie Zeilen und Spalten nach Ihren Wünschen. Definieren Sie individuelle Beschriftungen für einzelne Zellen. Alle Zellen, die extra beschriftet sind, stehen Ihnen auch in Makro-Funktionen zur Verfügung. Warnung: Wenn Sie die Anzahl der Spalten/Zeilen nachträglich verringern, gehen alle Information in den nicht sichtbaren Bereichen beim Bearbeiten verloren! 3. Viele Lieferanschriften MD5Qt unterstützt nur eine 2. Anschrift, die direkt hinterlegt werden. Sie können aber trotzdem beliebig viele Lieferanschriften hinterlegen: Adressen lassen sich einfach über Gemeinsamkeiten zu einer Gruppe vereinigen. Sie können in der Adresshistorie, bei Sammelrechnungen u.s.w. Adressen mit gleichen Firmennamen, gleicher Kundennummer oder gleicher Gruppe einfach zusammenfassen. In der Ansicht sind dann die Haupt-Adresse und alle Liefer-Adressen enthalten. So erreichen Sie ein Höchstmass an Flexibilität, da alle Adressen gleichberechtigt sind. Sonderpreise Wenn Sie ihren Kunden Sonderpreise einräumen möchten, können Sie für jeden Artikel einen Sonderpreis hinterlegen. Auf Sonderpreise kann an 4 Programmstellen zugegriffen werden: 1. Sonderpreis direkt aus einem Auftrag vergeben Das ist der typische Einsatzfall, Sie haben einen Sonderpreis mit dem Kunden vereinbart, und hinterlegen diesen direkt aus einem Auftrag. Dazu drücken Sie in der Spalte Einzelpreis die rechte Maustaste: 2. Sonderpreise an eine Adresse oder einen Artikel vergeben Sie wollen für eine Vielzahl von Artikeln Sonderpreise vergeben. Sowohl im Bereich Adressen, als auch im Bereich Artikel finden Sie einen Knopf Sonderpreise: Adressen: Artikel: Hierüber können beliebig viele Artikel mit Sonderpreisen einer Adresse zugeordnet werden, umgekehrt kann aus dem Bereich Artikel der jeweilige Sonderpreis mehreren Adressen zugeordnet werden. 3. Sonderpreise direkt anzeigen Im Artikelsuchfenster lassen sich Sonderpreise direkt anzeigen. Mit F5 schalten Sie auf die Normalanzeige: 4. Sonderpreise aufräumen Wenn Sie oft Artikel löschen, können unbenutzte Sonderpreise entstehen, Über die Aufräumfunktion (Menü Extra) entfernen Sie nicht mehr benötigte Preise. Hier ist auch ein Druck aller Sonderpreise möglich. Proforma Rechnung erstellen, z.B. als Handelsrechung für den Zoll. Aus einer "Pro-forma-Rechnung" muss lediglich der tatsächliche Wert der Ware hervorgehen. Auf Grund des offenen MD5Qt-Konzeptes ist das sehr einfach möglich. Erstellen Sie einfach eine neue Formatvorlage eines beliebigen Grundtyps, aber nicht vom Typ Rechnung oder Gutschrift! Gestalten Sie die Vorlage so, wie es Ihre Zolldienststelle verlangt. Optional können Sie auch noch ein spezielles Druck-Layout verknüpfen. Jetzt können Sie jedes Dokument als Proforma-Rechnung fortführen. Wenn Sie weitere Formulare bedrucken wollen, die Daten der Proforma-Rechnung enthalten müssen, kann Ihnen möglicherweise auch das Modul Ex-Print dienlich sein. Tip: Mit diesem Verfahren lassen sich nahezu beliebige Dokumente erstellen. Umfangreiche Angebote erstellen Wenn Sie umfangreiche Angebote erstellen müssen, und Ihr Angebot in Abschnitte aufgeteilt wird, stehen Ihnen einige Hilfsfunktionen zur Verfügung: 1. Zwischensumme Hiermit fügen Sie eine Zwischensumme für den Abschnitt ein: 2. Textzeile als Titel Hiermit fügen Sie eine Textzeile ein: 3. Doppelte Langtexte entfernen Möglicherweise sind einige Artikel doppelt enthalten. Hiermit entfernen Sie doppelte Langtexte: 4. Preise erneuern, Langtexte überprüfen Drücken Sie Alt/x, und wechseln Sie auf Artikelpreise. Hier stehen Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie alle enthaltenen Artikel komplett verändern können: Verträge, Nachweise und andere Schriftstücke erstellen. Oftmals müssen zu einer Kundenadresse auch weitere Dokumente erstellt werden. Bei der herkömmliche Lösung werden diese Dokumente in MS-Office erstellt. Die erstellen Dokumente können dann mit der Adresse oder einem Auftrag verknüpft werden. Sie können die meisten dieser Dokumente aber auch direkt in MD5Qt erstellen! Auf Grund des Konzeptes der Formatvorlagen, und evt. Verknüpfung mit einem speziellen Drucklayout, können Sie beliebige viele Vorlagen erzeugen. Neben den zur Auftragsbearbeitung benötigten Grundtypen (z.B. Rechnung, Lieferschein), existieren 5 weitere, frei verfügbare Grundtypen. Von diesen Grundtypen lassen sich wiederum weitere Vorlagen ableiten. So sollten Sie vorgehen: Legen Sie zunächst fest, welche Vorlagen zu einem Grundtyp gehören können. Dann Ändern Sie die Namen der Grundtypen. Einige Suchvorgänge/Auswertungen bauen auf den Grundtypen auf. Jetzt erstellen Sie die benötigten Vorlagen. Auswahlboxen für einzelne Adressfelder Bestimmte Adressfelder müssen oftmals nur eine enge Auswahl von Begriffen enthalten. Für diesen Zweck können Sie in MD5Qt Auswahlboxen für diese Felder definieren. Gehen Sie dazu in Einstellungen > Adresseinstellungen Teil II. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Menü auf: Geben Sie jetzt einfach zeilenweise die Begriffe ein, die in einer Auswahlbox erscheinen sollen. Wenn Sie mindestens einen Begriff eingegeben haben, enthält das betreffende Feld im Anschluss einen Auswahlknopf. Information in Adressfelder hervorheben Bestimmte Adressfelder können sehr wichtige Informationen enthalten, die der Benutzer sofort erkennen muss. Für diesen Zweck können Sie in MD5Qt Hervorhebungen für diese Felder definieren. Gehen Sie dazu in Einstellungen > Adresseinstellungen Teil II. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Menü auf: Geben Sie jetzt einfach zeilenweise die Begriffe ein, die hervorgehoben werden sollen. Wenn mindestens einer der Begriffe in einem Adressfeld erscheint, wird dieses mit weisser Schriftfarbe rot hinterlegt. Bekannte Probleme: Bereich Symptom Ursache Lösung Drucken Kein Drucken, Druck verzerrt, Rechner meldet Fehler bei Druck. Evt. bekommen Sie auch beim Aufruf des Layoutdesigners einen Fehler. Andere Programme drucken anscheinend ohne Probleme. Fehlerhafter Druckertreiber. In den meisten Fällen handelt es sich um neuere Drucker. Neue Treiber unterstützen oftmals zunächst nicht alle Druckfunktionen. 1. Drucker Deinstallieren 2. Rechner neu starten 3. Verzeichnis c:\md5qt\spooler oder c:\programme\md5\spooler löschen oder alternativ über den Menüpunkt Hilfe -> Druckaufträge löschen 4. Neuesten Treiber installieren Email Email meldet Fehler Firewall, Antivirenprogramme blockieren den Transport. Erlauben Sie dem Programm MDPM2.EXE den Zugriff auf das Internet. Email Email geht mit einem Googlemail-Konto nicht Provider verlangt SSL Installieren Sie die SSL-Unterstützung Aktivieren Sie in den Emaileinstellungen anschließend Auto-TLS Email Email geht mit AOL nicht AOL verlangt aus nicht nachvollziehbaren Gründen einen leeren "Return-Path". Lassen Sie das obere Feld in den Einstellungen, letzte Seite leer: Wenn Sie immer noch die gleiche Meldung bekommen, ist ein Update von MD5Qt hilfreich. Zusatz- Module Zusatzmodule, Fehlermeldungen, einige Funktionen erzeugen nicht das gewünschte Resultat. Es wurden Neuerungen in MD5Qt hinzugefügt. Installieren Sie die neueste Version des Zusatzmoduls. Drucken "Gleitkommafehler" oder "Division durch 0" bei HP-Druckern, z.B. HP Color LaserJet 2600N HP Update MD5Qt, evt. auch Ex-Druck-Modul Netzwerk Datenbank ist plötzlich gesperrt u.s.w. Falsche Netzwerkeinstellungen Führen Sie diesen Patch auf allen Rechnern aus. Angeblicher Trojaner MDSRL.EXE bei Windowsstart Falschmeldung Es handelt sich um die Terminerinnerung die bei Laden von Windows automatisch startet Sicherheit Firewall o.ä. meldet angeblichen Verbindungsaufbau zum Internet Falschmeldung Es handelt sich um den Versuch über eine sogenannte Multicast-IP-Adresse einen Datenbankserver zu finden. Der Vorgang ist technisch bedingt. Ein Risiko besteht nicht. Viren, Würmer u,ä. Zeug's Antivirenprogramme geben Warnungen aus. Bisher wurden u.a. falsch gemeldet: Sophus Anti-Virus: rprem.exe Übereifriges Antivirenprogramm Kein Fehler. Email Email kommt verstümmelt an, Bilder fehlen, Anhänge defekt. Antivirenprogramm / Firewall zerstört Email bei der Prüfung. Benutzen Sie ein funktionierende Programm. Hinweis: Es genügt meistens nicht die Email-Prüfung abzuschalten! Anpassung für Italien In Italien besteht die Besonderheit, das Rechnungsnummern im neuen Jahr mit 1 anfangen müssen. Benutzen Sie dazu die Funktion Rechnungsnummer verkürzt darstellen: Den linken Wert setzen Sie einfach jedes Jahr um eine Ziffer höher, dann rechts auf 0001 setzen. Die verkürzte Darstellung sollte 6..8 betragen, je nach Menge der Rechnungen im Jahr. Werkstatt-Modul, Rückstandsverwaltung, Produktion u.s.w.. Sie erhalten Kundenbestellungen, und möchten diese verwalten? Sie führen eine Werkstatt? Sie erhalten von Ihren Kunden Produkte zur Bearbeitung? Sie fertigen Produkte auf Kundenbestellung? Für all diese Zwecke existiert in MD5Qt der universelle Dokumententyp MULTI. Die Funktionsweise: Alle Artikel die in einem Dokument vom Grundtyp MULTI enthalten sind, werden zusätzlich in einer speziellen Datenbank geführt. Diese Datenbank kann über das Menü Extra > MULTI-Vorgänge.. und aus der Adresshistorie angesprochen werden. Über die Verwaltung der MULTI-Vorgänge kann jederzeit ermittelt werden, welche Artikel/Produkte bei Ihnen vorhanden sind, oder bestellt wurden. Zu jeder Zeile darf eine Notiz hinterlegt werden, z.B. als Hinweis auf eine Verzögerung. Wie werden die Artikel/Produkte ausgetragen? Sie erstellen die Rechnung oder den Lieferschein für den Kunden. Jetzt tragen Sie die Eingänge über den Knopf EXTRA aus. Wählen Sie dazu Eingänge/Kunde. Sie können entscheiden, welche Menge ausgetragen wird, und ob der Artikel oder das Produkt in die Rechnung übernommen werden soll. Wenn Sie die Rechnung jetzt abschliessen, werden die Artikel/Produkte in der MULTI-Datenbank ausgetragen und eine Verknüpfung auf die Rechnung erstellt. Sie können aber auch die entsprechenden Artikel/Produkte über das Verwaltungsmodul manuell austragen oder löschen. Zusammenfassen gleicher Produkte/Artikel: Wenn Sie die Funktion als Bestell- oder Produktions-Modul benutzen, können Sie eine Liste erstellen, die gleiche Artikel zusammenfasst. Diese Liste kann mit dem üblichen Verfahren gedruckt, als PDF und als CSV exportiert werden. Zusätzlich ist eine Zwischenablage-Funktion enthalten, die alle oder ausgewählte Artikel kopiert. Diese können dann bequem in andere Dokumente eingefügt werden. Dieses Verfahren eignet sich gut für das Erstellen von Sammelbestellungen oder Produktionslisten. Mit Hilfe der Remote-Desktop-Verbindung mit MD5Qt arbeiten Voraussetzungen: 1. Sie benötigen auf beiden Rechnern mindestens Windows XP Professional. 2. Sie benötigen Zugang zum Internet, mindestens als DSL-Verbindung. 3. Sie müssen die IP-Adresse des fernzusteuernden Rechners wissen. Einrichten: Auf dem fernzusteuernden Rechner muss in der Systemsteuerung der Remotedesktop freigegeben werden: Desweiteren muss in der Computerverwaltung der Benutzer als Mitglied der Gruppe Remotedesktopbenutzer deklariert sein. Der Benutzer muss ausserdem ein Kennwort besitzen, falls kein Kennwort hinterlegt wurde, erhalten Sie beim Login die Fehlermeldung: Wegen einer Kontenbeschränkung dürfen Sie sich nicht anmelden. Nachdem Sie diese Hürden genommen haben, steht dem Zugriff nichts mehr im Wege: Starten Sie den Remotedesktop über: Start > Zubehör > Kommunikation > Remotedesktopverbindung Geben Sie die IP-Adresse des entfernten Rechners und das Kennwort ein. Nach einiger Zeit sollte der Bildschirm des entfernten Rechners erscheinen. Wenn der entfernte Computer keine feste IP-Adresse hat, können Ihnen diese Informationen helfen: Wikepedia Dynamische IP's