XRechnung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Was ist eine XRechnung, wann muss ich so eine Rechnung erstellen?Immer, wenn Sie für öffentliche Auftraggeber arbeiten, benötigen Sie ab spätesten Ende 2020 in den meisten Fällen die XRechnung.
Ob Sie wirklich eine XRechnung erstellen müssen, kann Ihnen nur der Auftraggeber sagen.
Wir stellen Ihnen mit dem Modul XRechnung eine komfortable Möglichkeit zur Verfügung, XRechnungen mit wenigen Klicks zu erstellen.
Was brauchen Sie?
1. Vom Auftraggeber bekommen Sie die Leitweg-ID, das ist eine extrem wichtige Information, denn darüber wird der eigentliche Rechnungsempfänger erkannt.
Beispiel für eine fiktive Leitweg-ID: 04011000-1234512345-06
Sie brauchen hier vor Schreibfehlern keine Angst zu haben, das Modul XRechnung prüft die Leitweg-ID automatisch auf Gültigkeit.
2. Telefonnummer & Emailadresse des Auftraggebers
3. Optionale Angaben, wenn Ihr Auftraggeber Ihnen diese mitgeteilt hat
Ihre eigenen Daten, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer oder UID, Bankverbindung.
Diese Daten müssen Sie nur einmal eingeben.
Nach der Installation finden Sie XRechnung auf Ihrem Desktop:
Das Erzeugen der XRechnung:
Sie markieren einfach die gewünschte Rechnung in OfficeSI.
Dann starten Sie das Programm XRechnung.
Zunächst werden Unmengen von Angaben beanstandet (Rote Felder).
Geben Sie einmalig Ihre eigenen Daten ein:
Die eigentliche XRechnung:
Hier müssen mindestens die Leitweg-ID und einige Kontaktdaten eingegeben werden.
Anhänge können bis zu einer Größe von 10 mB hinterlegt werden.
Über die Auto-Funktion können die Daten auch aus dem Auftrag oder der Adresse automatisch geholt werden, falls dort schon vorhanden. Wenn ein Feld einmal ausgefüllt wurde, wirkt die Automatik nicht.
Wenn alles ausgefüllt ist, können Sie die XRechnung erzeugen.
Sie erhalten eine Datei mit der Endung XML.
Wie kommt die XRechnung nun zum Auftraggeber?
Leider gibt es hier kein einheitliches Vorgehen, die Bundesländer und einzelne Behörden gehen hier Ihre eigenen Wege.
Welchen Weg Sie gehen müssen, wird Ihnen Ihr Auftraggeber mitteilen.
In vielen Fällen können Sie die XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) der Bundesverwaltung hochladen. Dazu müssen Sie sich dort registrieren.
Beispiel für Niedersachsen: https://www.navo.niedersachsen.de/
Beispiel für Thüringen: https://xrechnung-bdr.de/
Beispiel für NRW: https://erechnung.nrw
Beispiel für Bayern: https://www.e-rechnung.bayern.de/app/#/upload
Die meisten Auftraggeber nehmen auch Emails mit der XRechnung im Anhang an.
Wie empfehlen die angebotenen Webportale zu nutzen, hier können Sie (ziemlich) sicher sein, das Ihre Rechnung eingegangen ist.
Über die integrierte Emailfunktion kann die XRechnung auch direkt versendet werden.
Die meisten Auftraggeber verarbeiten diese Emails automatisch, und stellen die XRechnung dem richtigen Empfänger zu.
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Große Anhänge:
Die Größe der Anhänge in der XRechnung ist laut Standard auf 10mB begrenzt.
Einige Empfänger akzeptieren aber mehr. Wir begrenzen die Größe auf 20mB.
Wenn Sie viele Nachweise einscannen müssen, ist diese Größe schnell erreicht.
In diesem Fall können Sie die URL-Funktion nutzen:
Laden Sie die Anhänge auf einen Server, z.b. einen Cloudordner, hoch.
Geben Sie hier einfach den Link auf die Daten an:
Fragen und Antworten:
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-Muss zusätzlich ein PDF eingereicht werden? Nein. Nur der Inhalt der XRechnung ist relevant. Ein Rechnungsempfänger wird immer die XRechnung, also die XML-Datei, mit einem geeigneten Programm (z.b. Ultramarin Viewer) visualisieren, und so den Inhalt auf sachliche Richtigkeit prüfen. -Ist ZUGFeRD das gleiche wie XRechnung? Nein. Bei ZUGFeRD gibt es ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF selbst ist aber für eine Prüfung nicht relevant. |
Technische Informationen:
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Gültigkeitsprüfung der XRechnung, wir prüfen folgende Felder auf formale Richtigkeit: -Leitweg-ID auf Gültigkeit -Bankverbindung auf Gültigkeit -Emailadressen und Telefonnummern auf Gültigkeit -Fehlende Inhalte -Doppelte Positionsnummern -Bei fehlende Positionsnummern werden automatisch eindeutige Nummern erzeugt -Nicht erlaubte negative Preise werden konvertiert -Zeilen mit leeren Preisen werden ignoriert -Feldlängen werden geprüft -Dateinamen der Anhänge werden geprüft -Deutsche Umsatzsteuer-ID auf korrekte Länge -Vorhandensein der Kunden Umsatzsteuer-ID, bei Rechnungen ohne Steuer, also Reverse Charge § 13b UstG |
Technische Spezifikation der OfficeSI XRechnung:
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Die XRechnungen werden im Format EN 16931 UBL erstellt. Das entspricht den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU, und wird von allen Bundesbehörden akzeptiert. |
Der Standard XRechnung:
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Von der Koordinierungsstelle für IT-Standards https://www.xoev.de/ werden in gewissen Abständen neue Versionen und Änderungen veröffentlicht. Wir versuchen möglichst zeitnah XRechnung für OfficeSI anzupassen. |
Weiterführende Informationen:
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-Brauche ich einen Peppol Service Provider? Nein. Peppol ist ein weltweites Netzwerk zum Datenaustausch. Selbst haben Sie damit nichts zu tun. Evt. müssen Sie aber die XRechnung über einen solchen Provider hochladen, falls der Auftraggeber das verlangt. -Gibt es Medienbrüche? Immer wenn Daten auf ein anderes Medium übertragen werden, spricht man von Medienbrüchen. Hier können Daten verloren gehen, oder verfälscht werden. Medienbrüche gibt es immer, man kann nur durch eine saubere Umsetzung von Standards die Medienbrüche verringern. -Muss ich XRechnung für OfficeSI benutzen? Nein. Sie können sich auch bei einem der zahlreichen Webportale anmelden. Dort müssen Sie aber alle Daten mühevoll von Hand eintippen. |
Bekannte Probleme:
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1. Wenn Sie eine AKonto oder Endrechnung senden, bekommen Sie evt. eine Fehlermeldung der folgenden Art: [BR-CL-01]-The document type code MUST be coded by the invoice and credit note related code lists of UNTDID 1001. Ursache ist nach bisherigen Kenntnissen eine unvollständige Umsetzung der aktuellen Codeliste UNTDID 1001 beim Empfänger. Ändern Sie in diesem Fall einfach die Beschriftung auf Rechnung: Grüner Knopf Extra und dann Inhalte, ganz unten können Sie den Text ändern. 2. Die Deutsche Bahn akzeptiert, entgegen den Vorgaben, keine Links auf Anhänge. 3. Wenn Sie Emailadressen mit einem Bindestrich nutzen, bekommen Sie in der ab dem 01.08.2022 gültigen Version 2.2.0 evt. eine Warnung der folgende Art: warning [BR-DE-28] In BT-43 soll genau ein @-Zeichen enthalten sein, welches nicht von einem Leerzeichen, einem Punkt, aber mindestens zwei Zeichen auf beiden Seiten flankiert werden soll. Ein Punkt sollte nicht am Anfang oder am Ende stehen Diese Warnung ist falsch, und wurde am 02.07.22 behoben. 4. Wenn Sie in OfficeSI fälschlicherweise für beide Steuersätze den gleichen Wert eingetragen haben, also z.b. 19% und 19%, hat das zu einer falschen Berechnung geführt. Das Problem wurde in der Version 1.3.0.6 behoben. |
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